Schatkamer van Fryslân

Inzage in beperkt openbaar archief

​Niet alle archieven in onze collectie kun je zonder meer inzien. Een klein deel van de archieven is niet of beperkt openbaar. Wanneer er een beperking is gesteld aan de openbaarheid van een archiefstuk, kun je in sommige gevallen toch inzage krijgen. Hieronder beschrijven we hoe je inzage kunt krijgen in niet-openbare archiefstukken.

Hoe krijg ik inzage in beperkt openbaar archief?

De voorwaarden verschillen per archiefbestand. Voor particuliere archieven geldt dat de eigenaar van het archief, in samenspraak met Tresoar, bepaalt op welke stukken een beperking rust. Hij/zij is daarbij niet aan regels gebonden. Voor overheidsarchieven gelden wél regels, die zijn vastgelegd in de Archiefwet.

Particulier archief

Wanneer je een archiefstuk wilt inzien dat gevormd is door een privé-persoon of een niet-overheidsinstantie en waar een beperking op rust, kun je bij ons navragen wat de aard van deze beperking is. Soms worden stukken pas openbaar nadat bepaalde personen zijn overleden, soms heb je toestemming nodig van de directeur van Tresoar en soms van de eigenaar van het archief. Tresoar kan je vertellen tot wie je je moet richten en aan welke voorwaarden je moet voldoen.

Je moet áltijd een afspraak maken om de stukken in te komen zien. Inzage is alleen mogelijk tijdens kantooruren.

Overheidsarchief dat beperkt openbaar is wegens de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen

Wanneer bij Tresoar een overheidsarchief beperkt openbaar is, is de reden over het algemeen de bescherming van de privacy van nog levende personen. Meestal gaat het daarbij om zogeheten bijzondere persoonsgegevens. De categorie bijzondere persoonsgegevens wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) onderscheiden als persoonsgegevens die bijzonder beschermd moeten worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens over iemands godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid of seksuele leven, of strafrechtelijke gegevens.

Wanneer je stukken wilt inzien met bijzondere persoonsgegevens is dat alleen mogelijk wanneer je voldoet aan de regels die artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daarvoor stelt. Inzage in het dossier van een specifiek persoon is daarom alleen mogelijk op basis van een schriftelijk verzoek.

In dat verzoek geef je aan welk dossier (toegangsnummer en inventarisnummer) of wiens dossier (volledige naam en geboortedatum) je wil inzien. Daarbij toon je aan:

Wanneer je een van bovenstaande punten voldoende hebt aangetoond, wordt je inzage in de betreffende stukken verleend door middel van een officieel besluit. Hierin worden de betreffende archiefstukken altijd volledig benoemd: naam van het archief, nummer van de toegang en inventarisnummer(s). Dit besluit is een jaar geldig. Wanneer je de stukken na een jaar nogmaals wilt inzien, moet je opnieuw een verzoek indienen.

Je moet áltijd een afspraak maken om de stukken in te komen zien. Inzage is alleen mogelijk tijdens kantooruren.

Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk.

Inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek

In lid j van artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en artikel 24 van de Nederlandse Uitvoeringswet AVG is opgenomen dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is op wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij Tresoar inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen zijn overleden of toestemming geven voor inzage.

Wanneer je wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek wilt uitvoeren in dossiers van personen die wel aantoonbaar zijn overleden, dan moet je van deze personen een overlijdensbewijs voorleggen.
Om onderzoek te kunnen doen in dossiers van personen die mogelijk nog in leven zijn, dien je aan alle onderstaande punten te voldoen:

  • je onderzoek dient een algemeen belang
  • de verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek
  • het vragen van uitdrukkelijke toestemming of het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) blijkt onmogelijk of kost een onevenredige inspanning
  • bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Onderzoeksopzet

Om te kunnen toetsen of je onderzoek aan bovenstaande punten voldoet, moet je bij je verzoek tot inzage een onderzoeksopzet toevoegen. Deze onderzoeksopzet bestaat uit twee delen: waarborgen van de privacy en een contextueel deel. We verzoeken je om je onderzoek puntsgewijs in te dienen, dus genummerd van 1a t/m 2g.

Inzage

Het verzoek en de onderzoeksopzetworden door de medewerkers van Tresoar getoetst aan de privacy-voorwaarden die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan zal inzage worden verleend door middel van een officieel besluit. Hierin worden de betreffende archiefstukken altijd volledig benoemd: naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer(s). Dit besluit is een jaar geldig. Wanneer je de stukken na een jaar nogmaals wilt inzien, moet je opnieuw een verzoek indienen.

Je moet áltijd een afspraak maken om de stukken in te komen zien. Inzage is alleen mogelijk tijdens kantooruren.

Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk.

Inzage in rechterlijke vonnissen en dossiers

Voor inzage in archieven van de rechterlijke macht geldt de procedure zoals die hierboven is beschreven. Dat ligt anders wannneer je bijvoorbeeld slachtoffer bent geweest van een misdrijf en inzage wilt hebben in het strafdossier van de dader. Dan heb je altijd recht op inzage. Ook voor civiele zaken is de procedure voor betrokkenen en belanghebbenden enigszins anders. Als je betrokkene of belanghebbende bent, neem dan schriftelijk of per e-mail contact met ons op. We kunnen je dan vertellen welke voorwaarden voor je gelden.

Naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Tresoar is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Als aan jou inzage is verleend, ben je zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop je met deze gegevens omgaat. Je hebt de wettelijke plicht om de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) . Het is mogelijk om bij de Autoriteit een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Iemand die schade lijdt doordat ten opzichte van hem of haar in strijd met de AVG is gehandeld, kan recht hebben op een schadevergoeding.

Kan ik kopieën bestellen uit beperkt openbaar archief?

Tresoar verstrekt geen reproducties uit beperkt openbare archieven. Ook zelf kopieën, scans of foto's maken is niet toegestaan. De enige uitzondering hierop vormen kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dergelijke gevallen worden reproducties door Tresoar tegen betaling beschikbaar gesteld.

Dit verbod op kopiëren betreft alleen beperkt openbaar overheidsarchief. Wanneer je van de eigenaar van een particulier archief toestemming hebt gekregen beperkt openbare stukken uit dat archief in te zien, mogen deze wel worden gekopieerd.

Contactgegevens

Als je vragen hebt, kun je deze sturen naar info@tresoar.nl. Ook zijn we telefonisch bereikbaar op 058-7890789.

Verzoeken om inzage kun je richten aan info@tresoar.nl. Bewijsstukken kunnen gescand worden bijgevoegd. Verzoeken kunnen ook per post (wel graag een e-mailadres vermelden) worden verstuurd aan:

Tresoar
postbus 2637
8901 AC Leeuwarden