NOTARIËLE ARCHIEVEN SINDS 1811

• Wat zijn notariële archieven?
• Wat vindt u in een notarieel archief?
• Hoe vindt u een notariële akte?
• Zelf de notaris zoeken
• Zelf in een notarieel archief zoeken
• Notarissen voor 1811
• Literatuur
• Woordenlijst

Wat zijn notariële archieven?

Sinds 1811 zijn er in heel Nederland notarissen. Hun taak is het opmaken van akten. Soms heeft iets alleen maar rechtskracht als er door een notaris een akte van is opgemaakt.
Tegenwoordig is dat bijvoorbeeld het geval bij de verkoop van huizen. De partijen die zo'n akte laten opmaken (bij verkoop van een huis dus de koper en verkoper) krijgen een exemplaar van die akte. Ook de notaris houdt een exemplaar: de minuut. De minuten van alle akten die een notaris heeft opgemaakt vormen een notarieel archief.

Notariële archieven die ouder zijn dan 75 jaar, zijn te vinden in een gemeente-, streek- of rijksarchief. In de rijksarchieven worden de archieven van notarissen bewaard uit standplaatsen die niet onder een gemeente- of streekarchief vallen.
De notariële archieven die jonger zijn 75 jaar worden bewaard bij de rechtbanken of bij de notaris zelf.

Wat vindt u in een notarieel archief?

Het archief van een notaris bestaat uit de akten die door hem zijn opgemaakt. De meest voorkomende akten die een notaris opmaakt zijn:

1. Testamenten
Een testament is een verklaring waarin iemand laat weten wat er na zijn dood moet gebeuren, met name met zijn vermogen. Iemand kan een testament herroepen en een nieuw testament laten maken.
De meeste testamenten worden door een notaris opgemaakt in aanwezigheid van twee getuigen.
Gesloten testamenten zijn niet door de notaris opgemaakt, maar bij hem ingeleverd. In de meeste gevallen zal de archivaris zo'n testament mogen openen.
Soms maakt iemand een codicil. Alleen een beperkt aantal zaken mogen hierin worden vastgelegd. Een codicil hóeft niet bij de notaris bekend te zijn.

2. Overdracht van onroerend goed en hypotheek
Sinds 1956 is een notariële akte verplicht bij het overdragen van eigendom van onroerend goed, of bij het vestigen of overdragen van andere zakelijke rechten op onroerend goed. Maar ook voor die tijd kwam er meestal een notaris aan te pas.
Bij het verlenen van een hypotheek was een notariële akte altijd al verplicht.
Ook eigendomsoverdracht door middel van een veiling of openbare verkoop gebeurde via de notaris.

3. Boedelscheiding
Als er na iemands overlijden meerdere erfgenamen zijn moet de erfenis worden verdeeld. De boedel moet worden gescheiden. Daarvoor moet eerst de boedel worden beschreven.
Boedelbeschrijving en -scheiding door een notaris zijn verplicht als een van de erfgenamen afwezig is of onder voogdij of curatele staat. Dat is dus altijd het geval als er minderjarige kinderen zijn. In alle andere gevallen mogen de erfgenamen zelf de boedel beschrijven en scheiden.
In boedelbeschrijvingen wordt dikwijls gedetailleerd opgesomd wat er in het sterfhuis aanwezig was.

4. Huwelijksvoorwaarden
Vroeger kon een akte van huwelijksvoorwaarden alleen worden opgemaakt vóór het sluiten van een huwelijk. Nu kan het ook later. Zonder huwelijksvoorwaarden worden alle goederen, inkomsten en schulden gemeenschappelijk. Door een akte van huwelijksvoorwaarden kunt u dat anders regelen. Dat heeft onder meer gevolgen voor de verdeling van de boedel na overlijden.

Hoe vindt u een notariële akte?

De rijksarchieven bewaren de notariële archieven die ouder zijn dan 75 jaar. De archieven worden elke keer overgebracht in perioden van 10 jaar. Voor het laatst zijn de archieven uit de periode 1906-1915 overgebracht. De rijksarchieven bewaren alleen de notariële archieven van standplaatsen die niet onder een gemeente- of streekarchief vallen. In sommige provincies, waar veel gemeente- en streekarchieven zijn, is maar een klein deel van de notariële archieven in het rijksarchief te vinden.

Iedereen die een notariële akte wil laten opmaken, is vrij in de keuze van notaris. Om een akte te kunnen vinden moet u dus eerst weten, welke notaris de akte heeft opgemaakt.

Testamenten
De naam en de standplaats van de notaris die een testament heeft opgemaakt is te vinden door:
memorie van successie, voor overledenen in de periode 1818-1921. In de memorie van successie van een overledene wordt vermeld of er een testament was en door welke notaris en op welke datum die is opgemaakt.
In zoekwijzer 1 wordt uitgelegd hoe een memorie van successie te vinden is.

Centraal Testamentenregister.
In dit register zijn alle testamenten vermeld die gemaakt zijn in de periode 1890-1973 door personen die overleden zijn vóór 19 74. Als er een testament is worden de datum, het nummer van de akte, de naam en de standplaats van de notaris genoemd.

Overdracht van onroerend goed
Overdracht van eigendom of andere zakelijke rechten op onroerende goederen worden altijd geregistreerd bij het Kadaster. Via het Kadaster kunt u deze akte achterhalen. Een deel van de Kadastergegevens is in de rijksarchieven te vinden. Neem dus eerst contact op met een rijksarchief, ook al omdat raadpleging bij een rijksarchief kosteloos is.

Huwelijksvoorwaarden en boedelscheiding
Of er huwelijksvoorwaarden waren is te zien in de memorie van successie. De naam van de notaris en de datum van de akte worden dan vermeld. Bij boedelscheiding is dat soms ook het geval. Hoe u iemands memorie van successie vindt wordt uitgelegd in zoekwijzer 1.

Zelf de notaris zoeken

Het kan zijn, dat u niet via de memories van successie, het Centraal Testamentenregister, het kadaster of andere gegevens hebt kunnen achterhalen welke notaris een akte heeft opgemaakt. U kunt dan zelf op zoek gaan in de archieven van de notarissen, waarvan u vermoedt dat ze de akte kunnen hebben opgemaakt. Het ligt voor de hand een notaris te zoeken in de omgeving van degene die de akte heeft laten opmaken.

Zelf in een notarieel archief zoeken

Het is niet nodig het hele archief door te nemen. Zoeken is mogelijk aan de hand van het repertoire.
Iedere notaris houdt een register bij waarin hij iedere akte aantekent. Dat register heet repertoire of repertorium (zie afbeelding).

De akten worden doorlopend genummerd. De akten worden bewaard in volgorde van die nummering. Het nummer staat in de eerste kolom. In het repertorium staan onder aard en soort der arcten twee kolommen. In het archief van de notaris zijn de akten aanwezig die vermeld worden onder de kolom in minute. Van de akten die onder de kolom in originale of brevet zijn vermeld is in dat archief geen minuut aanwezig.

Notarissen voor 1811

In een deel van Nederland waren ook al notarissen vóór 1811. Die archieven zijn grotendeels bewaard. Een deel ervan berust bij de rijksarchieven, een deel bij gemeente- en streekarchieven. Soms hebben de rijksarchieven er dan films van. Informeer hierover bij het betreffende rijksarchief (klik hier voor een overzicht van de Rijksarchiefdiensten).

Literatuur

Een overzicht van alle notarissen die in Nederland gefungeerd hebben:
Hartong, F.L. Register der protocollen van notarissen in Nederland; samengesteld in opdracht van de Broederschap der Notarissen in Nederland van plm. 1550 tot heden , Rotterdam 1916.

Een aanvulling hierop: Kasdorp, J.E. en J. de Vries Protocollenregister, register van de protocollen van de notarissen die in de periode van 1916-1984 in Nederland in functie waren, Amsterdam 1985.

Informatie over notariele archieven voor 1811:
Gehlen,A.Fl., Notariële akten uit de 17e en 18e eeuw. Handleiding voor gebruikers, Zutphen 1986.

Woordenlijst

akte		document waarin een rechtshandeling wordt vastgelegd
minuut		het exemplaar van een akte dat de notaris zelf bewaart
testament		akte waarin iemand bepaalt wat er na zijn dood moet gebeuren. Meestal is de minuut aanwezig in het archief van de notaris.
codicil		akte waarin iemand bepaalt wat er na zijn dood moet gebeuren. Anders dan bij een testament kan in de codicil maar een beperkt aantal zaken worden geregeld. Hoeft nier per se bij de notaris te worden bewaard.
overdracht van onroerend goed		rechtshandeling waarbij de eigendom van een onroerend goed, bijvoorbeeld huis of stuk land, van de een overgaat op de ander, bijvoorbeeld door verkoop. Deze overdracht wordt ook transport genoemd.
boedelscheiding		verdeling van een nalatenschap als er meerdere erfgenamen zijn.
huwelijksvoorwaarden		in een akte vastgelegde afspraken tussen echtgenoten over de verdeling van hun bezit
memorie van concessie		verklaring die na overlijden wordt opgemaakt over de nalatenschap.
register		lijst van stukken in chronologische volgorde
repertoire/repertorium		register van alle akten die een notaris heeft opgemaakt
kadaster		de dienst van het Kadaster en de Openbare registers(KADOR) zorgt voor de registratie van onroerend goed en alle wijzigingen die zich daarin voordoen.